1. Objet
Cette procédure vise à définir les responsabilités de ceux qui auront à mettre en œuvre le système de management, depuis le plus haut niveau hiérarchique de l’entreprise jusqu’à son plus bas niveau.
Elle permet de « dessiner » l’organigramme fonctionnel du système de management dans lequel toutes les fonctions concernées par sa mise en œuvre, depuis la direction jusqu’à l’opérateur, sont clairement définies.
Cette procédure permet de délimiter les niveaux de responsabilité de chacun des acteurs concernés et s’assurer que ces derniers disposent bien des compétences, des moyens et de l’autorité nécessaire à l’accomplissement de ces fonctions.
De plus le système sera décliné dans les différents services de l’entreprise, et donc plus le nombre d’acteurs impliqués sera important, plus le système sera potentiellement efficace, dynamique et autonome.
Elle précise les responsabilités et autorité de tous les agents PHOENIX INTERNATIONAL ainsi que les grandes lignes de son mode de fonctionnement.
2. Champ d’application
Cette procédure s’applique aux employés PHOENIX INTERNATIONAL quel que soit son poste ou sa fonction.
3. Document de référence
ISO 45001 : 2018 : Système de management de la santé et la sécurité au Travail-Exigences et lignes directrices pour son utilisation
Clause 5.3 : Rôles, responsabilité et autorité au sein de l’organisme.
4. Vue synthétique des actions à réaliser
5. Définition et responsabilité en matière HSE
5.1 Encadrement et responsabilités
La gestion HSE relève de la responsabilité des opérationnels et se verra donner en tant que telle autant de considération et de ressources que tout autre aspect PHOENIX INTERNATIONAL .
ll est essentiel que les opérationnels s’engagent et participent visiblement à tous les échelons hiérarchiques au succès réalisations HSE.
A chaque échelon correspondent des tâches, fonctions et responsabilités minimum spécifiques.
Les services HSE et d’autre ressources spécialisées affectées à cette activité à divers niveaux de l’entreprise apporteront en outre l’assistance nécessaire aux opérationnels.
La présente procédure a pour objet de faire une présentation générale des tâches, fonctions et responsabilités imparties aux postes clés existant au sein de l’organisation de la société.
Il incombe à tout le personnel de la société à tous les niveaux de l’organisation de stimuler des attitudes et d’adopter un comportement constructif et volontarisme dans ce domaine également, ceci dans toute la société et au sein de toutes les opérations menées.
En particulier, il incombe à chacun de faire ce qui suit :
5.1.1 Tout le personnel PHOENIX INTERNATIONAL
• Se conduire en accord manifeste avec les valeurs essentielles
• Répondre de son propre comportement et prendre la responsabilité de sa propre sécurité.
• Chacun a l’obligation de refuser de prendre part à un acte dangereux et le devoir d’interrompe toute opération dans le but d’empêcher qu’un acte dangereux ou une situation à risque cause un incident.
• Chacun a également l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour corriger tout comportement dangereux ou situation à risque.
• Se familiariser avec les règles de base et les procédures HSE applicables et les mettre en œuvre.
• Apporter un soutien actif aux processus DE GESTION DES RISQUES et les mettre en pratique afin de bien planifier, surveiller et améliorer tous les aspects HSE pour chaque opération.
• Prendre une part active à l’élaboration des plans définis par la société pour améliorer les aspects HSE de l’opération (Réunion HSE, la Réunion sur la sécurité, Comités DE PILOTAGE HSE, Exercice de simulation des situations d’urgence, définition et mise en œuvre des plans d’action HSE, etc.).
• Faire activement office de mentor auprès d’autres employés et les aider ainsi à mieux faire en matière de HSE.
5.1.2 Niveau de chantier
Personnel de supervision :
• Apporter un soutien actif aux processus et les mettre en pratique afin de bien planifier, surveiller et améliorer les aspects HSE de l’opération.
• Se conduire en accord manifeste avec les valeurs essentielles
• Mettre en œuvre les règles de base et les procédures HSE au sein de leurs services respectifs.
• S’assurer que les coéquipiers sont bien formés et ont parfaitement compris les divers plans correspondant aux futures tâches à réaliser ainsi que leurs propres tâches et responsabilités au sein de ces plans.
• Faire office de mentor auprès des coéquipiers et des autres employés.
• Animer et diriger les séances d’auto évaluation.
• Conseiller et guider les coéquipiers et faire également office de modèle de rôle auprès d’eux.
• Tenir et animer des réunions HSE efficaces.
• Imposer par l’exemple !!
Chef de Chantier (Responsable site d’activité)
• Responsabilité générale des aspects HSE touchant au chantier et à tout le personnel.
• Apporter aux processus de la société et les mettre en pratique afin de bien planifier, surveiller et améliore les aspects HSE des opérations.
• Se conduire en accord manifeste avec les valeurs essentielles et le monter.
• Diriger par l’exemple.
• Mettre en œuvre les règles de base et procédures HSE sur chantier dirigé.
• Passer en revue et donner l’aval préliminaire autorisant les règles de base et procédures spécifiques au chantier.
• S’assurer qu’une méthode d’auto audit est en place et fonctionne sur le chantier.
• Apporter une assistance dans le cadre des enquêtes sur les incidents si nécessaire.
• Autoriser certains membres du personnel à faire des tâches spécifiques, par exemple : Responsable des bons de travail, autorisation d’utiliser des équipements spécifiques, etc.
Chef de Département Technique
• Responsable de la sécurité et de l’efficacité du fonctionnement pour la zone d’opération de son département dirigé.
• S’assurer que les ressources affectées aux aspects HSE sont suffisantes pour apporter l’aide nécessaire dans ce domaine aux opérationnels et aux services
• Passer en revue et donner l’aval préliminaire autorisant les bases, les procédures de la société et la documentation qui est leur est associées, spécifiquement applicables à leur service.
• S’assurer que, de tous les services que celui-ci comporte, les opérations sont effectuées conformément aux exigences réglementaires HSE applicable.
• Apporter une assistance dans le cadre des enquêtes sur les incidents si nécessaire.
• Mettre en œuvre les règles de base et les procédures HSE adoptées, pour l’ensemble de la société, notamment celles spécifiques à l’ensemble du groupe, et au service.
• Donner l’aval final autorisant les règles de base, les procédures et la documentation qui leur est associée, spécifiques au service ou au chantier.
• Aider le service commercial à établir des contrats qui prévoient l’application des principes, règles et procédures HSE adoptées par la société.
• Faire appliquer le programme d’intéressement / Reconnaissance HSE défini pour le service.
• Définir des plans d’action HSE spécifiques au service à partir des directives données par la Direction.
5.2. Niveau de la Direction générale
Directeur général
• Etre responsable de la sécurité et l’efficacité du fonctionnement des opérations au sein PHOENIX INTERNATIONAL dirigé.
• S’assurer que les ressources destinées à aider les opérationnels et les départements à traiter les aspects HSE sont accessibles et suffisantes au sein PHOENIX INTERNATIONAL .
• Passer en revue et donner l’aval préliminaire autorisant les règles de base, les procédures et la documentation qui leur est associées, spécifiquement applicables à PHOENIX INTERNATIONAL .
• Apporter une assistance dans le cadre des enquêtes portant sur les incidents si nécessaire.
• Définir les plans d’action HSE spécifiques PHOENIX INTERNATIONAL à partir des directives données par les services Généraux de la société.
• Donner l’aval final autorisant les règles de base, les procédures et documentation qui leur est associée, applicables à tous les départements spécifiques PHOENIX INTERNATIONAL .
• Assurer que les règles de base et procédure HSE adoptées pour l’ensemble de la société sont mises en œuvre par les opérations placées sous leur responsabilité.
• Quand il n’y a pas de différence entre le bureau et chantier, le chef de chantier assumera également les tâches et responsabilités imparties au Directeur général.
5.3 Niveau des Services Généraux
Responsable des services HSE :
• Définir les bases, procédures HSE de la société et la documentation qui leur est associée, applicables aux opérations de la société dans le monde entier.
• Passer en revue les bases et procédures HSE spécifiques aux départements à l’échelle de la société et éviter les doubles emplois.
• Procéder au réexamen périodique des règles de base et procédures HSE de la société et à celui de la documentation qui leur est associée, applicables aux opérations à l’échelle mondiale.
• Lancer des audits HSE des services et chantier, assez fréquents pour assurer que les opérations sont effectuées en conformités avec les de base et procédures HSE.
• Diffuser les informations HSE à l’échelle de toute la société.
• Coordonner à l’échelle de toute la société la mise en œuvre des suggestions d’amélioration HSE quand celles-ci sont réalisables.
• Tenir à jour et diffuser les informations statistiques HSE quand est nécessaire.
• Traiter les autres en fonction de leurs BESOINS.
Service Qualité / Formation HSE de la Direction Générale :
• S’assurer que les ressources destinées à aider les opérationnels à traiter les questions HSE et à leur apporter une assistance dans ce domaine sont accessibles, bien gérées et suffisantes.
• Passer en revue et donner l’aval préliminaire autorisant les procédures et règles de base HSE de la société et la documentation qui leur est associée, applicables par les opérations à l’échelle mondiale.
• Fournir un avis indépendant et des orientations à la direction générale.
• Informer et guider les services HSE.
• Lancer des audits HSE portant sur les services et chantier, assez fréquents pour assurer que les opérations sont menées en conformité avec les règles de base et procédures HSE.
• Traiter les autres en fonction de leur BESOINS.
Responsable Services Administratifs
• S’assurer que les ressources dont les responsables des directions, départements et services techniques ont besoin pour traiter les aspects HSE à l’échelle mondiale sont mises à leur disposition
• Passer en revue et donner l’aval préliminaire autorisant les règles de base et procédures communes à la société ainsi que la documentation qui leur est associée, applicables par les opérations à l’échelle mondiale.
• Informer et guider les services HSE sur les questions HSE de leur service.
• Fournir les informations qui seront utilisées par le Directeur Général pour publier les plans d’action HSE communs à la société.
• Traiter les autres en fonction de leurs BESOINS.
Responsable des services des Opérations/Techniques/Affaires :
• Etre responsable du bon fonctionnement et de la sécurité des opérations placées sous sa responsabilité.
• S’assurer que les destinées à aider les opérationnels à traiter les questions HSE leur sont accessibles et sont suffisantes dans la zone et pour les opérations dirigées.
• Passer en revue les de base et les procédures de la société ainsi que la documentation qui leur associée, applicables par toutes les opérations dirigées.
• Fournir les informations qui seront utilisées par le Directeur Général pour définir les plans d’action HSE couvrant l’ensemble de la société.
• S’assurer que les règles de base et procédures HSE de la société sont mises en œuvre par toutes les opérations placées sous sa responsabilité.
• Passer en revue les incidents majeurs avec les opérationnels, afin de vérifier que les mesures préventives prises ont eu les résultats escomptées.
• Traiter les autres en fonction de leurs BESOINS.
Président Directeur Général :
Le Président Directeur Général assume la responsabilité suprême du bon fonctionnement et de la sécurité de l’activité PHOENIX INTERNATIONAL et remplit les fonctions HSE suivantes :
• Donner l’aval final autorisant l’affectation ressources nécessaires pour maintenir et améliorer les performances HSE réalisées par l’ensemble des opérations PHOENIX INTERNATIONAL .
• Définir l’orientation stratégique prise par PHOENIX INTERNATIONAL en publiant les directives à suivre par l’ensemble de la société pour établir les plans d’action HSE.
• S’assurer que la valeur accordée à l’HSE ne se perde pas et que la sécurité reste sans cesse une priorité absolue. La qualité du service, les performances opérationnelles et la motivation du personnel seront toujours maintenues au haut niveau de la société.
• Traiter les autres en fonction de leurs BESOINS
6 Comité de pilotage HSE
6.1- Objectifs des comités pilotage HSE
Les Comités de pilotage HSE ont pour but de définir et de promouvoir des mesures destinées à assurer l’Hygiène et la sécurité du personnel ainsi la protection de l’environnement en facilitant la communication et coopération entre tous les niveaux de l’encadrement et de la main d’œuvre.
Le Système des Comités
Le « Système » des Comités de pilotage HSE dote PHOENIX INTERNATIONAL d’un forum d’échanges au sein duquel le personnel peut :
• Prendre part à l’élaboration, à l’inspection et à la révision des règles de base et procédures.
• Contribuer à élaborer et à fixer les objectifs liés à l’hygiène, la sécurité et l’environnement.
• Etre informé et approfondir sa connaissance des efforts faits et activités entreprises par la société dans le domaine de l’hygiène, de la sécurité et de l’environnement.
• Le système délègue à tout le personnel à tous les échelons de la société la responsabilité de prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir les dommages corporels, maladies professionnelles et incidents environnementaux.
Comité de pilotage HSE
Le Comité de pilotage HSE PHOENIX INTERNATIONAL se réunira chaque fois que cela sera nécessaire et au minimum une fois par mois.
Composition proposée :
• Directeur Général
• Responsable HSE
• Responsable Qualité
• Chef de département technique
• Responsable chargé des services Techniques
• Directeur des ressources Humaines
• Responsable Finance & Comptabilité
• Responsable Affaire / Commercial & Logistique
• Un membre du personnel au minimum
• Tout invité dont la présence est souhaitable
Nota : Au minimum, six membres du conseil devront être présents à toute réunion pour qu’un quorum soit atteint.
Fonctions :
• Fournir des orientations et une assistance aux services généraux HSE.
• Passer en revue et avaliser les règles de base et procédures de la société.
• Fixer les objectifs de la société portant sur la sécurité.
• Passer en revue des procès-verbaux des Réunions tenues par les Comités pilotage HSE des services/ chantiers.
• Passer en revue les exemptions autorisées des règles de base et procédures de la société.
• Réexaminer les procès-verbaux des Réunions tenues par les Comités de pilotage HSE des départements quand les Comités de pilotage des services / chantiers l’estimeront souhaitable.
• Transmettre les procès-verbaux des réunions tenues par les Comités pilotage HSE des services généraux aux Comités Directeurs HSE des services/chantiers pour examen puis transmission aux Comités pilotage HSE des services/chantiers.
• Passer en revue les performances HSE
• Toute autre affaire relative à HSE
Comité pilotage HSE pour les Services / Chantiers
Le Comité pilotage pour service / chantier se réunira chaque fois que cela est nécessaire ou souhaitable et au minimum deux fois par mois.
Composition proposée :
• Directrice générale
• Responsable des départements
• Responsable des services techniques/Affaires
• Responsable HSE
• Autre personnel affecté au service/chantier que le responsable désignera.
• Un minimum de deux membres du personnel
• Tout invité dont la présence est souhaitable
Nota : Un minimum de 50% des cadres affectés aux agences / groupe devra être présent à toute réunion pour qu’un quorum soit atteint.
Fonctions :
• Fournir des orientations et une assistance au service HSE du service / Chantier
• Passer en revue et avaliser les règles de base et procédures HSE pour les services/chantiers
• Fixer pour les services/chantiers des objectifs HSE concourant à la réalisation des objectifs HSE définis pour l’ensemble de la société.
• Passer en revue des procès-verbaux des Réunions tenues par le Comité pilotage HSE des services généraux.
• Passer en revue des procès-verbaux des Réunions tenues par le Comité pilotage HSE des départements s’il y a lieu
• Passer en revue les performances HSE des services/chantiers, notamment les rapports d’audit, les rapports d’incidents, les données communiquées par les clients etc.
• Passer en revue les exemptions autorisées des règles de base et procédures de la société.
Comités HSE des Départements
Les Comités HSE des Départements se réuniront autant de fois qu’il est nécessaire pour que chaque équipage puisse assister à un minimum de deux réunions par an.
Composition proposée :
• Directeur des Départements Techniques
• Chargé d’Affaire
• Chefs de service
• Coordinateur de la formation à la sécurité des départements
• Représentant de la sécurité, nommé par le RHSE
• Un minimum de deux membres qui ne font pas partie du personnel de supervision
• Tout invité dont la présence est souhaitable
Nota : Un minimum d’un Représentant par service, pour tous les services que compte le Département, devra être présent à la réunion du Comité HSE pour qu’un quorum soit atteint.
Fonctions :
• Passer en revue et avaliser les règles de base et procédures de la société
• Fixer pour le département des objectifs HSE concourant à la réalisation des objectifs HSE définis pour l’ensemble de la société.
• S’assurer que les objectifs HSE concordent avec les taux d’accidents enregistrés et prévoient en même temps les mesures volontaristes à prendre telles que l’ordre et la propreté, les processus THINK. START et FOCUS, les réunions de sécurité, etc.
• Passer en revue des procès-verbaux des Réunions tenues par le Comité Directeur HSE.
• Transmettre les procès-verbaux des Réunions tenues par le Comité HSE du département au Comité HSE pour inspection.
• Passer en revue et soumettre au débat les possibilités d’amélioration HSE pour le département et pour la société.
• Afficher les procès-verbaux des Réunions tenues par le Comité HSE des services Généraux à un endroit où le personnel pourra aisément les consulter.
• Passer en revue les performances HSE
• Passer en revue les exemptions autorisées des règles de base et procédures de la société.